Hochzeits-Checkliste: Zeitplan von 12 Monaten bis zum Tag

Mit der Hochzeitsplanung beginnst du am besten 12 Monate vor dem Termin: zuerst Budget, Gästezahl und Location, dann die Dienstleister, die schnell ausgebucht sind. Ab etwa sechs Monaten vorher folgen Standesamt, Einladungen und Outfits, in den letzten sechs Wochen Sitzplan, Getränke und die finale Gästezahl. Unten findest du jede Phase mit den konkreten Aufgaben und die komplette Liste als PDF.

Die Reihenfolge ist wichtiger als der exakte Monat. Wer später startet, arbeitet die frühen Phasen einfach zuerst ab.

12 Monate vorher: den Rahmen setzen

In dieser Phase entscheidest du drei Dinge, von denen alles andere abhängt: wie viel Geld ihr ausgeben wollt, wie viele Menschen kommen und wo gefeiert wird. Die Reihenfolge ist kein Zufall. Die Gästezahl bestimmt, welche Location passt, und die Location schluckt meist den größten Teil des Budgets.

• Gesamtbudget festlegen und grob auf Posten verteilen
• Ersten Entwurf der Gästeliste erstellen (Gästezahl schätzen)
• Wunschdatum und Art der Trauung festlegen (standesamtlich, kirchlich, frei)
• Beim Standesamt fragen, ob der Trautermin schon reserviert werden kann (sinnvoll bei beliebten Sommerterminen)
• Locations anfragen, besichtigen und buchen
• Trauzeug:innen fragen

Beim Budget hilft ein Erfahrungswert: Location und Verpflegung machen zusammen oft 40 bis 50 Prozent der Kosten aus. Plane außerdem 10 Prozent Puffer ein, denn irgendetwas wird immer teurer als gedacht.

Heiratet ihr an einem beliebten Tag im Sommer, lohnt sich jetzt schon ein Anruf beim Standesamt: Manche Standesämter lassen eine Reservierung des Trautermins deutlich früher zu als die offizielle Anmeldung. Die Anmeldung der Eheschließung selbst erfolgt trotzdem wie gewohnt etwa sechs Monate vor dem Termin.

Für die Gästezahl reicht jetzt ein ehrlicher Entwurf. Wie du dabei vorgehst, ohne dich in Familiendiskussionen zu verlieren, steht in unserem Ratgeber zur Gästeliste für die Hochzeit.

9 bis 11 Monate vorher: Dienstleister buchen

Sobald Datum und Location feststehen, sind die Dienstleister dran, die pro Tag nur eine Hochzeit annehmen können. Gute Fotograf:innen, DJs und Bands sind für Samstage in der Saison oft ein Jahr im Voraus vergeben.

• Fotograf:in (und ggf. Videograf:in) buchen
• DJ oder Band buchen
• Catering buchen, falls die Location keines stellt
• Kirche oder freie:n Trauredner:in anfragen
• Save-the-Date verschicken

Schau dir bei Fotograf:innen immer komplette Hochzeitsreportagen an, nicht nur die besten Einzelbilder. Bei Musik lohnt sich ein kurzes Telefonat: Wer versteht, welche Stimmung ihr euch wünscht, liegt meist richtiger als die längste Songliste.

Das Save-the-Date ist kein Muss, aber sehr hilfreich, wenn eure Gäste anreisen müssen oder ihr in den Sommerferien heiratet.

6 bis 8 Monate vorher: Standesamt und Outfits

Jetzt wird es offiziell. Die Sechsmonatsfrist beim Standesamt hängt nicht am Anmeldetag, sondern an der Prüfung: Liegt die Mitteilung des Standesamts, dass der Eheschließung nichts entgegensteht, mehr als sechs Monate zurück, muss die Eheschließung erneut angemeldet werden (§ 13 Abs. 4 PStG). In der Praxis heißt das: Ein halbes Jahr vor dem Wunschtermin ist der übliche Zeitpunkt, viel früher verfällt die Prüfung. Welche Unterlagen ihr braucht und ob ihr den Trautermin schon vorher reserviert habt oder reservieren könnt, sagt euch nur euer zuständiges Standesamt. Manche Standesämter lassen eine Reservierung deutlich früher zu, das ist vor allem für beliebte Tage im Sommer sinnvoll.

• Brautkleid aussuchen und bestellen (Lieferzeit je nach Atelier oft mehrere Monate)
• Floristik und Deko-Konzept festlegen
• Hotelzimmer-Kontingent für auswärtige Gäste reservieren
• Eheschließung beim Standesamt anmelden (üblich etwa 6 Monate vorher)
• Anzug oder Outfit für den zweiten Partner aussuchen

Beim Brautkleid ist die Lieferzeit der Engpass: Viele Modelle werden nach Maß bestellt. Als Erfahrungswert rechnet man je nach Atelier mit vier bis sechs Monaten, dazu kommen Änderungen. Wer später dran ist, fragt gezielt nach Kleidern ab Lager.

4 bis 5 Monate vorher: Einladungen verschicken

Die Einladungen gehen jetzt raus, mit einer klaren Antwortfrist. Empfehlenswert sind etwa sechs bis acht Wochen vor der Hochzeit. Ohne Frist trudeln Zu- und Absagen bis zur letzten Woche ein, und genau dann brauchst du die Zahlen für Catering und Sitzplan.

• Einladungen gestalten und mit Antwortfrist verschicken
• Trauringe aussuchen (Anfertigung je nach Goldschmied oft 6 bis 8 Wochen)
• Menü probieren und festlegen
• Flitterwochen buchen

Bei den Trauringen ist die Anfertigung der Engpass. Als Erfahrungswert dauert sie je nach Goldschmied oft sechs bis acht Wochen, bei Gravuren oder Sonderwünschen auch länger.

Mit Online-Einladungen sparst du dir das Hinterhertelefonieren: Gäste sagen per Link zu, geben Allergien direkt mit an, und du siehst auf einen Blick, wer noch fehlt.

2 bis 3 Monate vorher: Details festzurren

In dieser Phase wird aus vielen einzelnen Buchungen ein Tag mit Ablauf. Setz dich einmal in Ruhe hin und schreib den Tagesablauf mit Uhrzeiten auf, von der Ankunft der Dienstleister bis zum Mitternachtssnack. Das zeigt schnell, wo Puffer fehlen.

• Hochzeitstorte bestellen
• Probetermin für Frisur und Make-up
• Tagesablauf mit Uhrzeiten entwerfen
• Musikwünsche, ersten Tanz und No-Gos mit DJ/Band abstimmen
• Unterlagen fürs Standesamt vollständig prüfen

Beim Probetermin für Frisur und Make-up lohnt es sich, danach noch ein paar Stunden unterwegs zu sein. So siehst du, ob alles hält.

4 bis 6 Wochen vorher: Zahlen finalisieren

Die Antwortfrist ist abgelaufen, jetzt stehen die Zahlen. Bei Gästen, die sich nicht gemeldet haben, fragst du am besten persönlich nach. Ein kurzer Anruf ist schneller als die dritte Nachricht.

• Bei Gästen ohne Rückmeldung persönlich nachfragen
• Sitzplan erstellen
• Getränkemengen berechnen und bestellen
• Finale Gästezahl und Allergien an Location/Catering melden
• Letzte Anprobe von Kleid und Anzug

Mit der finalen Gästeliste kannst du den Sitzplan bauen. Regeln, Tischformen und typische Stolperfallen erklärt unser Artikel zum Sitzplan für die Hochzeit, ausprobieren kannst du es direkt im kostenlosen Sitzplan-Tool. Wie viel ihr trinken lasst, rechnest du mit unserem Ratgeber zu den Getränken pro Gast aus.

1 bis 2 Wochen vorher: alle informieren

Kurz vor der Hochzeit geht es darum, dass am Tag niemand dich anrufen muss. Schick allen Dienstleistern denselben Ablaufplan mit Uhrzeiten, Adresse und einer Ansprechperson, die nicht ihr selbst seid.

• Ablaufplan und Ansprechpartner an alle Dienstleister schicken
• Trauringe abholen
• Bargeld für Trinkgelder und Restzahlungen vorbereiten
• Notfall-Set packen (Pflaster, Nähzeug, Schmerztabletten, Deo)
• Schuhe einlaufen

Die letzten Tage und danach

Alles, was jetzt noch passiert, sollte Routine sein. Plane den Tag vor der Hochzeit bewusst leer und gib Deko und Kleinkram rechtzeitig ab.

• Deko, Gastgeschenke und Tischkarten zur Location bringen
• Kleidung, Ringe und Dokumente bereitlegen
• Ansprechperson für den Tag benennen (nicht ihr selbst)

Nach der Feier bleiben ein paar Pflichten, die gern untergehen:

• Restzahlungen an Dienstleister begleichen
• Danksagungen verschicken
• Namensänderung bei Ämtern, Bank und Versicherungen melden

Die komplette Liste gibt es oben als PDF zum Ausdrucken. Wenn du lieber abhakst, statt auszudrucken, übernimmst du sie in heirate.jetzt mit einem Klick, inklusive Fälligkeiten für euer Datum.