Wie viele Getränke pro Gast? Mengen richtig berechnen

Als Faustregel rechnet man bei einer Hochzeit mit etwa 0,4 bis 0,5 Litern Getränk pro Gast und Stunde, über eine achtstündige Feier also mit rund 3,5 Litern pro Person. Das ist die Zahl, mit der du in die Planung gehst. Wie sie sich auf Wasser, Bier, Wein und Sekt verteilt, hängt von eurer Gästestruktur ab, und genau da liegen die teuren Irrtümer. Weiter unten steht eine komplette Beispielrechnung für 80 Gäste, die du mit euren Zahlen nachrechnen kannst.

Faustregeln für Getränke pro Gast

Die folgenden Werte gelten pro erwachsenem Gast, der Alkohol trinkt, über eine Feier von etwa acht Stunden. Wasser und alkoholfreie Getränke rechnest du für alle Gäste, Alkohol nur für die, die ihn trinken. Das klingt selbstverständlich, ist aber der Rechenfehler, der am häufigsten passiert: Wer 80 Gäste nimmt und pauschal multipliziert, kauft für Kinder und Nicht-Trinker Wein ein.

Für den Einkauf rechnest du zurück: Eine 0,75-Liter-Flasche Wein ergibt sechs Gläser à 0,125 Liter, eine Flasche Sekt sechs Gläser à 0,1 Liter. Eine Bierkiste mit 20 Flaschen à 0,5 Liter sind 10 Liter, ein Fass 30 oder 50 Liter.

Beispielrechnung für 80 Gäste

Angenommen: 80 Gäste, davon 70 Erwachsene, die Alkohol trinken, und 10 Kinder und Nicht-Trinker. Feier von 15 bis 23 Uhr, also acht Stunden, Sommer, Buffet am Abend.

Die Probe: Ohne Spirituosen sind das rund 269 Liter für 80 Gäste, also 3,4 Liter pro Person. Das passt zur Faustregel von oben. Wenn deine eigene Rechnung deutlich darunter oder darüber liegt, hat sich irgendwo ein Fehler eingeschlichen.

Sektempfang richtig planen

Für den Empfang plant man eineinhalb bis zwei Gläser pro Gast. Eine 0,75-Liter-Flasche ergibt sechs Gläser à 0,1 Liter, für 80 Gäste sind das also rund 24 Flaschen.

Drei Dinge, die dabei regelmäßig untergehen. Erstens die alkoholfreie Variante: Rechnet für mindestens 15 Prozent eurer Gäste mit Secco ohne Alkohol, alkoholfreiem Sekt oder einem hübschen Saftgetränk, und stellt es sichtbar daneben, nicht versteckt hinter der Bar. Zweitens die Kühlung: Sekt braucht drei bis vier Stunden im Kühlschrank oder etwa 20 Minuten in einem Eimer mit Eis und Wasser. Eis allein reicht nicht, erst das Wasser leitet die Kälte. Drittens die Länge: Ein Empfang dauert selten länger als 60 bis 90 Minuten. Wenn das Brautpaar in dieser Zeit für Fotos verschwindet, werden die Gäste hungrig und der Sekt geht schneller weg als geplant. Ein Snack zum Empfang ist deshalb kein Luxus, sondern eine Mengenbremse.

Was die Menge beeinflusst

Die Faustregeln sind ein Startpunkt. Diese sechs Faktoren verschieben sie spürbar.

• Jahreszeit und Wetter. Der Wasserbedarf ist im Hochsommer leicht doppelt so hoch wie im Winter. Ab etwa 28 Grad wird Wasser zum meistgefragten Getränk des Abends.
• Anfahrt und Übernachtung. Wer mit dem Auto kommt und nachts zurückfährt, trinkt deutlich weniger. Bei Hochzeiten mit Shuttle oder Zimmern in der Location liegt der Alkoholkonsum spürbar höher.
• Altersstruktur. Eine Gästeliste mit vielen Mittdreißigern verbraucht anders als eine mit vielen Gästen über 60. Wie sich eure Gäste zusammensetzen, siehst du am schnellsten in einer sauber gepflegten Gästeliste.
• Uhrzeit der Trauung. Nachmittagstrauung mit langem Empfang bedeutet mehr Sekt, eine Abendhochzeit mehr Bier und Longdrinks.
• Essen. Ein üppiges Buffet bremst den Konsum, ein spätes oder knappes Essen beschleunigt ihn.
• Offene Bar. Sobald es eine Bar mit Cocktails gibt, verschiebt sich ein Teil des Wein- und Bierkonsums dorthin, und der Eisbedarf steigt stark.

Kommission, Pauschale oder selbst einkaufen?

Es gibt drei übliche Modelle, und der Unterschied macht bei 80 Gästen schnell einen vierstelligen Betrag aus.

Getränkepauschale. Ein Fixpreis pro Person für einen definierten Zeitraum und ein definiertes Sortiment. Vorteil: volle Planungssicherheit, keine Diskussion am Ende. Nachteil: Ihr zahlt für Kinder und Nicht-Trinker mit, sofern sie nicht ausgenommen sind. Klärt vorher schriftlich, welche Getränke enthalten sind, ab wann die Pauschale läuft und was nach dem Ende gilt.

Abrechnung nach Verbrauch. Ihr zahlt, was geöffnet wurde. Fair, aber ihr kennt die Summe erst hinterher. Der entscheidende Punkt steht im Kleingedruckten: Werden angebrochene Flaschen voll berechnet? Bei Wein und Spirituosen ist das üblich, bei einer großen Feier summiert es sich.

Selbst einkaufen, oft auf Kommission. Der Getränkemarkt liefert, Ungeöffnetes geht zurück. Das ist meistens die günstigste Variante, setzt aber voraus, dass die Location eigene Getränke erlaubt. Viele verlangen dafür ein Korkgeld, entweder pro Flasche oder pauschal. Fragt diese Zahl ab, bevor ihr die Modelle vergleicht, sonst rechnet ihr euch die Eigenregie schön.

Was ihr in jedem Fall schriftlich festhaltet: Kühlung, Gläser und Glasbruch, Personal am Ausschank, Eis, Rückgabe und Leergut.

Häufige Fehler vermeiden

• Wasser unterschätzt. Der mit Abstand häufigste Fehler. Wasser ist der billigste Posten und geht als Erstes aus.
• Eis vergessen. Mit Bar rechnet man 0,5 bis 1 Kilogramm pro Gast, ohne Bar deutlich weniger. Eis ist fast nie in der Getränkelieferung enthalten.
• Kühlkapazität nicht geprüft. Die Menge muss nicht nur da sein, sie muss kalt sein. Fragt, wie viele Kisten die Location tatsächlich gleichzeitig kühlen kann.
• Gläser zu knapp. Über den Abend rechnet man mit drei bis vier Gläsern pro Gast, weil zwischen Sekt, Wein, Bier und Wasser gewechselt wird.
• Rückgabe nicht vereinbart. Ohne schriftliche Kommissionsvereinbarung bleibt ihr auf allem sitzen.
• Kinder und Nicht-Trinker nicht getrennt gerechnet.

Wenn ihr die Mengen bestellt habt, gehört die Bestellbestätigung in eure Unterlagen und der Liefertermin in den Zeitplan. In der Hochzeits-Checkliste steht, wann das dran ist. Die Mengen selbst musst du nicht von Hand pflegen: Im Menü- und Getränkeplaner von heirate.jetzt rechnen sie sich aus euren Zusagen.